- Start
- Om förbundet
Snabbfakta om arkiv
Arkiv: ordet med flera betydelser
arkiv = arkivbestånd
Arkivet kan syfta på en mängd information. Exempelvis "Olof Palmes personarkiv (SE/ARAB/676)".
arkiv = arkivlokal
Arkivet kan syfta på en lokal eller yta där arkivbestånd bevaras. Exempelvis "Arkivlokalen Våning 2".
arkiv = arkivverksamhet
Arkivet kan syfta på den funktion hos en organisation som arbetar med arkivbestånden och arkivlokalerna. Exempelvis "LKAB, arkivenheten".
arkiv = arkivinstitution
Arkivet kan syfta på en institution som bevarar arkivbestånd från andra arkivbildande aktörer. Exempelvis "Företagsarkivet i Westerbotten".
Korta svar på vanliga frågor om arkiv
Enskilda arkiv, som ibland kallas privata arkiv, är information som skapas hos civilsamhället, näringslivet och privatpersoner. Exempelvis uppskattar Hembygdsrörelsen att de har ca 25 000 hyllmeter arkiv, företaget Stora Enso AB har ca 13 500 hyllmeter arkiv och Olof Palmes personarkiv är 140 hyllmeter.
Nej, information arkiveras inte per automatik. Om du vill att din förening eller ditt företag ska gå till historien behöver du proaktivt arbeta med arkiveringen. En arkivinstitution kan hjälpa dig med det.
Huvudregeln är att det inte finns något lagkrav på att bevara enskilda arkiv.
Att arkivera är tillåtet, trots Dataskyddsförordningen (GDPR) och de grundläggande principerna som ändamålsbegränings och lagringsminimering. Se skäl 158 och artikel 89 i förordningen.
För den enskilda arkivsektorn som inte omfattas av Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagens bestämmelser ska Riksarkivet utfärda särskilda föreskrifter. Även där slås det fast att arkivering inte ska vara oförenligt med de ursprungliga ändamålen för personuppgiftsbehandling och att arkivering av information är nödvändigt för ett fungerande samhälle och ett levande kulturarv.
Hur många arkivbestånd det finns i Sverige är omöjligt att säga. Arkiv bildas så snart information har producerats. Potentiellt har alla myndigheter, företag, föreningar, privatpersoner minst ett arkiv.
Hur många arkivinstitutioner det finns i Sverige finns det heller ingen statistik över. Det finns uppskattningsvis ett 70-tal renodlade arkivinstitutioner. Utöver det bevarar många museer, bibliotek, föreningar och företag också arkivbestånd.
En vanlig missuppfattning är att arkivbestånd är bortglömda på dammiga hyllor i ett källarutrymme. Det stämmer inte. Arkiv används dagligen och i stor omfattning av akademiska forskare, släktforskare, lokalhistoriker, journalister, skolelever, verksamheten som skapat arkivinformationen, med flera.
Tyvärr finns det ingen statistik över arkivanvändningen i Sverige.
Nej, Riksarkivet bestämmer endast över de statliga myndigheternas arkivering. Riksarkivet bestämmer inte över den kommunala eller enskilda arkivsektorn.
Riksarkivet får däremot ge råd till kommuner och enskilda i egenskap av expertmyndighet inom området.
Kontakta ditt närmaste Länsarkiv så kan de hänvisa dig till rätt arkivinstitution beroende på vilken information det rör.
Kontaktuppgifter till Länsarkiven hittar du här.
Att bevara digital information ställer stora krav på bevarande och tillgängliggörande. Tänk då på hur snabbt den tekniska utvecklingen har varit de senaste 20 åren och vilka utmaningar det skapar för information som ska bevaras i evig tid. Informationen måste vara hittbar och tillgänglig för användare. Informationen måste också bevara sin integritet och trovärdighet, trots att den kanske måste migreras till nya system allteftersom utvecklingen går framåt.
Digitalt långtidsbevarande är en komplex utmaning. Det krävs hållbar finansiering, tekniska förutsättningar och kunskap för att arkiven inte ska bestå av luckor från den digitala tidsåldern.
Med e-arkiv menar man ett system för digital långtidsbevarande. Som en arkivlokal med pappershandlingar, fast i en digital kontext.
Svenska Arkivförbundet arbetar för att synliggöra arkivens betydelse för samhället och för att skapa goda förutsättningar för arkivering av enskilda arkiv i hela landet.
Notera att Svenska Arkivförbundet inte bevarar arkivalier. Vi kan således inte ta emot arkivbestånd eller svara på forskningsförfrågningar.
Enskilda arkiv och lagarna
Notera att detta är inte kvalificerad juridisk rådgivning, det ska endast ses som en mycketkortfattad översikt. Det finns en rad undantag som inte redogörs nedan, särskilt vad avser privata verksamheter som arbetar på uppdrag av det offentliga.
Du ansvarar själv för beslut som fattas rörande din arkivinstitution eller de arkivbestånd du ansvarar för.
Enskilda arkivbestånd och enskilda arkivinstitutioner omfattas inte av Arkivlagen. Arkivering av enskilda arkiv bygger därför på frivillighet.
I Arkivlagen, 3 §, står det att ”Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.”
Enskilda arkivbestånd räknas formellt inte till det nationella kulturarvet. Enskilda arkivbestånd är information från näringslivet, civilsamhället och privatpersoner.
- Arkivlag (1990:782)
- Arkivförordning (1991:446)
Enskilda arkivbestånd omfattas inte av offentlighetsprincipen. Enskilda arkivbestånd består av enskilda handlingar – i motsats till allmänna handlingar, som är handlingar som inkommit eller upprättats hos en myndighet (stat, region eller kommun). Enskilda handlingar finns hos näringslivet, civilsamhället och hos privatpersoner (den så kallade enskilda arkivsektorn i Sverige). Ett undantag gäller för enskilda arkivbildare där kommuner eller regioner utöver ett rättsligt bestämmande inflytande.
Allmänna handlingar kan begäras ut av svenskar och utlänningar. Begäran ska behandlas skyndsamt, man har rätt att vara anonym och behöver inte berätta varför man vill ta del av informationen.
Enskilda handlingar kan inte begäras ut, men man kan be om lov att få ta del av informationen. Det finns inget tidskrav på behandlingen och man har inte rätt att vara anonym eller hemlighålla varför man vill ta del av informationen. Det innebär att om man vill forska i ett enskilt arkivbestånd kan man stöta på godtyckliga villkor stipulerade av arkivbildaren.
- Tryckfrihetsförordning (1949:105)
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), 2 kap, 3 §
Enskilda arkivbestånd som bevaras hos offentliga institutioner omfattas inte av offentlighetsprincipen och utgör inte allmänna handligar. Det gör inte heller digitala kopior av de enskilda arkivhandlingarna.
- Tryckfrihetsförordning (1949:105), 2 kap, 14 §
Enskilda arkivinstitutioner och enskilda arkivbestånd omfattas inte av offentlighet- och sekretesslagen.
Riksarkivet har meddelat föreskrifter om enskilda arkivinstitutioners utlämnande av känsliga personuppgifter.
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
- Riksarkivets föreskrifter om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse (RA-FS 2024:8)
Enskilda arkivbildare får vidarebehandla personuppgifter och känsliga personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse förutsatt att vissa villkor är uppfyllda.
Enskilda arkivinstitutioner får behandla personuppgifter och känsliga personuppgifter förutsatt att vissa villkor är uppfyllda.
- Riksarkivets föreskrifter om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse (RA-FS 2024:8)
- Promemoria (Dnr RA-KS 2024/00374) Riksarkivets föreskrifter om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse
Enskilda arkivbestånd kan omfattas av upphovsrätt.
Exempel på arkivhandlingar som kan skyddas av upphovsrätt:
- Fotografier
- Tidningsartiklar
- Kartor, ritningar
- Målningar, teckningar, litografier, etsningar, grafik
- Datorprogram
- Noter, inspelningar
- Romaner, noveller, dikter
- Pjäser
- Filmer
- Textil bildkonst, fanor, standar
Exempel på arkivhandlingar som i regel inte skyddas av upphovsrätten:
- Matrecept
- Bruksanvisningar
- Protokoll
- Korrespondens
- Ekonomiska handlingar
- Film från övervakningskamera
Enskilda arkivinstitutioner får framställa exemplar av verk för bevarandeändamål, men inte för kompletterings- eller forskningsändamål, för att tillgodose lånesökandes önskemål om material som av säkerhetsskäl inte bör lämnas ut i original eller för användning i läsapparater.
Enskilda arkivinstitutioner kan avtala med en upphovsrättsinnehavare om att överta upphovsrätten till verk som ingår i enskilda arkivbestånd.
- Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk
- Patent- och registreringsverket: Upphovsrättsinformation för kulturarvsinstitutioner
Vissa enskilda arkivinstitutioner (Länsarkiven) omfattas av Kultursamverkansmodellen. Det innebär att den statliga och regionala finansieringen av kultur bland annat ska ge invånarna en god tillgång till regional enskild arkivverksamhet.
- Lag (2010:1919) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet
- Förordning (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet
Om Regeringen beslutar att Sverige är i krig eller krigsfara kan det bli aktuellt att föra undan eller första enskilda arkivbestånd. Det är Länsstyrelserna som planlägger och beslutar om undanförsel av enskilda arkivbestånd.
- Lag (1992:1402) om undanförsel och förstöring
- Förordning (1993:243) om undanförsel och förstöring
- Det rättsliga ramverket för undanförsel av kulturegendom (FOI Memo 8424)
Enskilda arkivbestånd som är äldre än 75 år får i regel inte lämna Sverige utan särskilt tillstånd från Riksarkivet.
- Kulturmiljölag (1988:950)
- Kulturmiljöförordning (1988:1188)
